Praktische informatie

Organisatienota voor vrijwilligers

Rechten en plichten van de vrijwilliger en de organisatie

1. Organisatie

De zetel van de Zonnebloemblaadjes vzw is gevestigd in de Kroonstraat 3 te 8930 Menen.
Het administratief adres is Kroonstraat 3 te 8930 Menen, tel. 056 516616
De Raad van bestuur is als volgt samengesteld (volgens gewijzigde statuten van 27.11.2004)
Rosseel Jean-Pierre, voorzitter
Putman An, secretaris
Pollefeyt Katrien, penningmeester
Putman Dries, lid
Rosseel Lieselotte, lid
Vande Kerckhove Filip, lid

De vereniging heeft tot doel mensen samen te brengen die zich engageren om jongeren met een fysische handicap ontspanning aan te bieden tijdens een weekend, een zomerkamp en enkele losse activiteiten. De organisatie werkt uitsluitend met vrijwilligers.

Een huishoudelijk reglement onder de titel “Goede afspraken maken goede vrienden” vind je hieronder.

2. Verzekering

De vzw Zonnebloemblaadjes heeft voor alle leden, dit betekent zowel bestuursleden, begeleiders en deelnemers, een verzekering afgesloten bij FIDEA met polisnummer 30.500.617.

Deze polis omvat de “Burgerrechterlijke aansprakelijkheid”, een waarborg “rechtsbijstand” en een waarborg “lichamelijke ongevallen”.

3. Vergoedingen

De vzw Zonnebloemblaadjes betaalt geen enkele vergoeding voor vrijwilligerswerk. Reële kosten worden, mits overhandiging van de juiste bewijsstukken, terugbetaald.

4. Aansprakelijkheid

De vzw Zonnebloemblaadjes is burgerlijk aansprakelijk voor de schade die de vrijwilliger aan derden en aan de organisatie berokkent bij het verrichten van vrijwilligerswerk, behalve in geval van bedrog, zware fout of eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomende lichte fout van de vrijwilliger.

5. Geheimhoudingsplicht

De omgang met de informatie die de vrijwilliger ontvangt, moet met de nodige discretie gebeuren. Het doorgeven van die informatie moet zo gebeuren dat de belangen van de Zonnebloemblaadjes, niet worden geschaad. Volgens art.458 van het Strafwetboek zijn de vrijwilligers gehouden aan de geheimhoudingsplicht.

Verzekering

We houden eraan dat “alle” deelnemers aan om het even welke activiteit, georganiseerd door de vzw Zonnebloemblaadjes op de hoogte zijn van de verzekeringspolis, afgesloten bij Fidea, onder het polisnummer 30.500.617.

De polis omvat de “Burgerrechtelijke aansprakelijkheid”, een waarborg “rechtsbijstand” en een waarborg “lichamelijke ongevallen”.

1. Burgerrechtelijke aansprakelijkheid

Deze verzekering dekt de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de verzekerden en dit volgens de wettelijke bepalingen.

2. Rechtsbijstand

Deze verzekering waarborgt de rechtsbijstand van de verzekerden en dit volgens de wettelijke bepalingen.

3. Ongevallenverzekering

Bij een ongeval is men verzekerd vanaf de start tot het einde van de activiteit.
Voor het zomerkamp betekent dit vanaf de opstapplaats vóór het kamp tot de afstapplaats na het kamp.

Vergoedingen:

- in geval van overlijden dient een bedrag van 2500.00 EUR uitgekeerd te worden;
- in geval van blijvende ongeschiktheid is het bedrag waarop de uitkering dient berekend te worden vastgesteld op 5000.00 EUR;
- de waarborg tijdelijke ongeschiktheid is niet verzekerd;
- kosten voor geneeskundige verzorging en aanverwante koste: het maximum bedrag voor de terugbetaling van de kosten voor geneeskundige verzorging en aanverwante kosten per persoon en per ongeval is vastgesteld op 1239.47 EUR

Er is een franchise van 24.79 EUR per persoon en per ongeval.

De Zonnebloemblaadjes vzw kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor het verlies of diefstal van persoonlijke bezittingen zoals bagage, geld e.d.

Als de beschreven verzekeringsvoorwaarden onvoldoende worden geacht, kan een bijkomende verzekering worden genomen bij de persoonlijke verzekeraar van de deelnemer.

Voor bijkomende informatie kan contact genomen worden met
JP Rosseel, Kroonstraat 3, 8930 Menen (tel. 056 516 616 of 0471 111 279)

Huishoudelijk reglement

Goede afspraken maken goede vrienden

1. Basisprincipes

De groep is ontstaan uit de bedevaart “Brugge-Banneux” en wij willen op een hedendaagse wijze een evangelisch geïnspireerde jongerengroep blijven. Binnen onze werking houden wij vast aan een aantal liturgische momenten. Wij respecteren ieders mening maar verwachten dat dit ook wederzijds is! Als groep willen wij ons “samen” inzetten voor jongeren met een handicap (vooral fysisch, chronisch zieke kinderen).

2. Hoe is de groep samengesteld?

Er is een “dagelijks bestuur” die de lopende zaken bespreekt en afhandelt, bestaande uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en bestuursleden. Er is een “kern” waar naast bovenvermelde functies ook de 5 groepsverantwoordelijken zetelen. Er is de “leiding” en tenslotte de kinderen en jongeren, ingedeeld in 5 groepen. Beslissingen worden, na samenspraak met de kern, genomen door het dagelijks bestuur.

3. Wat verwachten wij van de leiding?

  • dat je 17 jaar wordt tijdens het jaar van toetreding
  • dat je zoveel mogelijk aan alle activiteiten deelneemt
  • dat je met interesse en enthousiasme meewerkt
  • dat je het intern huishoudelijk reglement respecteert
  • dat je tijdens alle activiteiten en samenkomsten het ZBLBL-sjaaltje (en/of T-shirt) draagt
  • dat je na het eerste jaar, na deelname aan een weekend en een kamp, een positieve beoordeling krijgt

4. Jaarwerking

De jaarwerking van de Zonnebloemblaadjes ziet er als volgt uit:

  • september: happening
  • oktober/november: vormingsweekend met o.a. “kampevaluatie”
  • 26 december: voorbereidende vergadering van de weekends, kerstbezinning en kerstfeestje
  • februari/maart: weekends voor kinderen en leiding
  • april: laatste algemene werkdag (voorbereiding kamp)
  • juli: zomerkamp
  • tussendoor kunnen de groepen of werkwinkels afzonderlijk samen komen
  • daarnaast kunnen nog een aantal activiteiten plaatsvinden (vb. wijn-, cava- en porto-verkoop,...)

5. Reglement

Iedere groep die zichzelf respecteert heeft een reglement, er is het algemeen reglement dat van toepassing is tijdens de activiteiten en er zijn de bijkomende afspraken die afzonderlijk gemaakt worden voor een weekend of het zomerkamp (soms afhankelijk van de eisen die door de eigenaar van het kamphuis gesteld worden).

Algemeen
  • de basisprincipes worden gerespecteerd
  • de leiding organiseert geen activiteiten onder de naam “Zonnebloemblaadjes vzw” zonder medeweten of toelating van het dagelijks bestuur
  • samenkomsten van de diverse leeftijdgroepen en/of werkgroepen worden tijdig gemeld aan de hoofdverantwoordelijke
Kampperiode
  • iedereen respecteert de afspraken die specifiek opgelegd worden door de eigenaar van het kamphuis (deze worden vermeld in het kampboekje)
  • gehuwde of verloofde paren kunnen mee op kamp en beslissen zelf of zij in dezelfde groep meewerken; indien dit echter storend werkt binnen de groep zal de algemene kampverantwoordelijke in samenspraak met de groepsverantwoordelijke maatregelen nemen en één van de partners naar een andere groep verwijzen
  • om een goede werking binnen de groep mogelijk te maken verwachten wij dat de leiding de “volledige” kampperiode meegaat. Zeer uitzonderlijke situaties kunnen aan de kampverantwoordelijke voorgelegd worden
  • zowel aan ouders, (ex-)leiding, kinderen, verloofden en sympathisanten wordt gevraagd niet op bezoek te komen tijdens de kampperiode
  • niemand verlaat de kampplaats zonder toelating van de kampverantwoordelijke
  • het is een kamp op internaat, d.w.z. dat de leiding ’s avonds of ’s nachts de kampplaats niet verlaat
  • ’s avonds voorziet de werkgroep OLEI ontspanning tot 24u00 (de laatste avond tot 02u00), alleen de kampverantwoordelijke kan een afwijking toestaan
  • na de ontspanning verlaat iedereen spontaan het lokaal, wij bewaren de “stilte” op de kampplaats en respecteren de nachtrust van de kinderen en de leiding
  • de leiding voert de taken, waarvoor hij of zij worden aangeduid, stipt uit. Indien dit om de één of andere reden niet mogelijk is zorg je zelf voor een vervanger en verwittig je de verantwoordelijke
  • de leiding bevindt zich, tijdens de activiteiten en aan tafel, tussen de kinderen
  • iedereen heeft respect voor het materiaal en de accommodatie die ter beschikking gesteld wordt
  • tijdens de uitstappen gedragen wij ons op een voorname manier en zorgen ervoor dat iedereen een sjaaltje en/of T-shirt van de ZBLBL draagt
  • op uitstap respecteren wij de wegcode en nemen geen risico’s, wij maken gebruik van het veiligheidsmateriaal
  • GSM’s blijven op de kamer, bij uitstappen is het wenselijk dat minstens één persoon een GSM meeneemt
  • er wordt niet gerookt in de lokalen en tijdens alle activiteiten met de kinderen
  • er is een totaal rook- en GSM-verbod voor de kinderen

6. Sancties

Indien het bovenvermelde reglement niet gerespecteerd wordt kan de kampverantwoordelijke, in samenspraak met de groepsverantwoordelijke en de aanwezige leden van het dagelijks bestuur, een leider onmiddellijk van de kampplaats wegsturen. Indien daartoe beslist wordt zal de kampverantwoordelijke de ouders hiervan verwittigen. Een verdere medewerking met de Zonnebloemblaadjes is uitgesloten.

7. Financiële tussenkomst

Wij houden de deelnameprijs voor de kinderen zo laag mogelijk, iedereen neemt zijn verantwoordelijkheid, ook op financieel gebied. Daarom wordt van de leiding een financiële tussenkomst gevraagd van 30 € voor een volledige kampperiode. De tussenkomst voor de algemene jaarwerking (correspondentie en verzekeringen) bedraagt 5 €

De financiële tussenkomst mag echter niemand uitsluiten, indien er hieromtrent problemen zijn kan dit besproken worden met de voorzitter, secretaris of penningmeester.

De verzekering omvat de Burgerlijke Aansprakelijkheid, Rechtsbijstand en de terugbetaling van de geneeskundige verzorging en aanverwante kosten (Polis Fidea 30.500.617)

8. Organisatienota

Rekening houdend met het KB hieromtrent is de nota ivm “rechten en plichten van de vrijwilliger en de organisatie” te raadplegen op onze website www.zonnebloemblaadjes.be. De “organisatienota” en “goede afspraken maken goede vrienden” wordt bij toetreding tot de Zonnebloemblaadjes overhandigd aan de nieuwe leider, samen met de infomap. Voor toelichting hieromtrent kan iedere leider terecht bij de leden van het dagelijks bestuur.